DMS: Sistema de Gestión Documental

¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cómo funciona?¿Cuáles son sus características? ¿Cuándo recurrir al DMS? ¿Qué opciones hay en el mercado?

El DMS o Sistema de Gestión Documental es un sistema integral que permite almacenar, ordenar, buscar y utilizar eficientemente todos los documentos de una empresa, tales como: Facturas, Pedidos, Apartados, e-mail, Documentos electrónicos: Word, Excel,    PDF, etc.

Los objetivos de un sistema como este son:

• Reducir el espacio físico requerido para almacenar los documentos.
• Eficientar el almacenamiento, la organización y la búsqueda de  los documentos en la empresa.
• Mejorar el servicio a socios y a clientes.
• Ahorrar tiempo y otros recursos en la búsqueda y utilización de documentos.
• Mejorar la Seguridad en el acceso a los documentos.

Un sistema debe incluir al menos las siguientes características deseables:

• Seguridad de Acceso.
• Sistema de búsqueda rápida.
• Facilidad de uso.
• Agilidad de ingreso de documentos.
• Sistema de copias de seguridad.
• Escalabilidad (capacidad de crecimiento manteniendo sus estabilidad).

A grandes rasgos podemos organizar los DMS en tres tipos. He aquí ordenados de acuerdo a la complejidad y necesidades de la empresa:

1. Gestores de Nombres y posiciones de ficheros grabados. 
2. Bases de Datos Documentales.
3. ECM (Enterprice Content Management).

¿Necesitas un Sistema de Gestión Documental?
A continuación emito algunas recomendaciones sobre la gestión documental dependiendo de la complejidad de la documentación en su empresa.

Para Empresas con Pequeña Complejidad de Documentación (Volumen Bajo y Crecimiento Bajo):

• Escaneo de Documentos e indexación. Considerando fecha, tipo de documento
• Manejo de Archivos con Explorador de Windows, con carpetas y subcarpetas.
• Realizar Copias de Seguridad de sus archivos.

Para Empresas con Mediana Complejidad de Documentación (Volumen Medio y Crecimiento Bajo o Medio):

• Escaneo de Documentos e indexación.
• Adquirir un Software DMS con una Base de Datos Documental.
• Sistema de copias de seguridad.

Para Empresas con Gran Complejidad de Documentación (Volumen Alto y Crecimiento Medio o Alto):

• Contratar una empresa de asesoría en tecnología.
• Contratar una empresa especiaizada en la digitalización de documentos.
• Adquirir un Sistema ECM.
• Adquirir un sistema de copias de seguridad de alto rendimiento.

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